議事録からタスク作成
議事録からタスク作成は、会議の議事録や文字起こしを登録すると、AI が「誰が・いつまでに・何をするか」をタスク案として取り出す機能です。案を確かめて直したら、まとめて自分の課題の下書きにできます。下書きを公開すると、ふつうの課題になります。
できること
- 議事録を、貼り付けるか、ファイル(
.txt.md.vtt.srt.docx)から読み込んで保存できます。 - AI が、件名・説明・担当者の候補・期限の候補・根拠になった議事録の一節を、タスク案として作ります。
- 案の件名・担当・期限・説明を直してから、チェックした案だけを、まとめて自分の下書きにできます。
- 下書きを公開して課題になった案は、議事録の「作った課題」に並びます。課題の詳細には「元の議事録」のリンクが付きます。
有効にする
議事録は Pro プラン以上で利用でき、既定は OFF です。プロジェクトのオーナー・管理者が「設定」→「一般」を開き、「使う機能」カードの「議事録」を ON にします。
ON にするときは、議事録の本文を外部の AI 事業者へ送ることを確認する画面が出ます。内容を確認して「ON にする」を押すと、プロジェクトの画面上部に「議事録」タブが出ます。
議事録は、課題の機能が ON のプロジェクトで使えます。課題を OFF にしていると、議事録も使えません。
OFF にすると、議事録タブと画面がメンバー全員から見えなくなり、チャットボットの検索用のデータからも議事録が消えます。保存した議事録と、議事録から作った下書き・課題は消えません。ON に戻すと、元どおり使えます。
議事録を追加する
- 「議事録」タブを開き、「議事録を追加」を押します。
- タイトルと会議日を入れます。会議日は「来週水曜まで」のような期限を日付に直すときの基準になります。
- 本文を貼り付けるか、「ファイルを選ぶ」でファイルを読み込みます。
- 「保存してタスク案を作る」を押します。
本文は 10 万字までです。長い会議は、いくつかの議事録に分けて保存してください。
ファイルから読み込む
| 形式 | 読み込み方 |
|---|---|
.txt .md | そのまま本文にします。文字コードは UTF-8 と Shift_JIS に対応しています |
.vtt .srt(文字起こし) | 番号と時刻の行を除き、「名前: 発言」の形にそろえます。同じ人が続けて話した行は、1 つにまとめます |
.docx(Word) | 本文の文章を取り出します。見出し・箇条書き・表は、おおむね文章として残ります |
読み込んだ本文は、保存する前に直せます。タイトルが空なら、ファイル名がタイトルに入ります。ファイルそのものは保存しません。PDF と古い Word の形式(.doc)には対応していません。
タスク案を確かめて、下書きにする
保存すると、AI がタスク案を作ります。ふつうは 1 分ほどで、「タスク案」タブに案が並びます。画面を離れても、作成は続きます。
- 案ごとに、件名・担当・期限を確かめて、必要なら直します。「説明」を開くと、説明も直せます。
- 案の下にある引用は、その案の根拠になった議事録の一節です。
- 下書きにしない案は、チェックを外します。
- 「下書きにする」を押します。チェックした案が、まとめて自分の下書きになります。
担当は、プロジェクトのメンバーから選ばれます。議事録の名前がメンバーに見つからないときは「未設定」になり、「「デザイナーさん」は該当なし」のような注記が出ます。「来月頭」のように日付にできない期限も、空のまま注記が出ます。どちらも、自分で選び直してください。
下書きにした案は「あなたの下書き」、チェックを外した案は「外しました」と表示されます。下書きを開いて仕上げ、「公開する」を押すと課題になります。公開した課題は、議事録の「作った課題」タブに並びます。
下書きは、1 人・1 プロジェクトあたり 100 件までです。残りが少ないときは、「下書きにする」の横に残りの件数が出ます。選んだ件数が残りを超えると、下書きにできません。不要な下書きを削除してから、もう一度お試しください。
ほかのメンバーが先に下書きにした案は、「〇〇さんが下書きにしました(未公開)」と表示され、選べません。下書きは作った本人にしか見えないためです。
議事録を直す・作り直す
議事録の「編集」から、タイトル・会議日・本文を直せます。本文を直すと「本文が変わりました」と表示されるので、必要なら「タスク案を作り直す」を押してください。
作り直すと、まだ下書きにしていない案と、外した案が、新しい案に入れ替わります。下書き・課題にした案は、そのまま残ります。画面で直していた内容は消えるので、作り直す前に確認の画面が出ます。
使える人
- プロジェクトのオーナー・管理者・メンバーは、議事録の追加・編集・削除と、下書きにすることができます。
- 閲覧者は、議事録とタスク案を見ることだけができます。
- 機能を制限したメンバー(外部メンバー)には、議事録タブが表示されません。
上限と注意
- タスク案を作れる量には、プロジェクトごとに 1 日の上限があります。上限に達したら、日本時間の 0 時以降にもう一度お試しください。議事録は保存されています。
- AI が案を作れなかったときは、「タスク案を作れませんでした」と表示されます。時間をおいて「もう一度作る」を押してください。
- 案は AI が作るので、担当・期限・内容は必ず確かめてから下書きにしてください。同じ議事録でも、作り直すと結果が変わることがあります。
- 議事録を削除しても、そこから作った下書きと課題は消えません。
送るデータ
チャットボットが ON のプロジェクトでは、議事録も検索用の索引に入ります。チャットボットの回答に使うのは、検索結果の一節です。
議事録を保存したときと、タスク案を作り直したときに、次の内容を外部の AI 事業者(OpenAI)へ送ります。
- 議事録の本文と会議日
- プロジェクトのメンバーの表示名(担当者の候補を選ぶため)
送信したデータは学習には使われません。社外秘の会議を扱うときは、外部に送ってよい内容かを確かめてから保存してください。詳しくはプライバシーポリシーをご覧ください。